Przepisy o obowiązku regulowania płatności powyżej kwoty 15 tys. zł za pośrednictwem rachunków bankowych obowiązują już pewien czas. Od 1 stycznia 2020 niestosowanie tych obostrzeń skutkuje wyrzuceniem faktury z kosztów. Wiele osób ma jeszcze problemy, żeby dokładnie rozsądzić, czy muszą płacić przelewem. Dlatego też poniżej prezentujemy podstawowe zasady obowiązujące przy takich transakcjach.
Kogo obowiązuje obowiązek zapłaty przelewem?
Obowiązek wykonania transakcji za pomocą rachunku bankowego obowiązuje, gdy:
- Transakcja przebiega pomiędzy przedsiębiorcami
- Jednorazowa transakcja przekracza kwotę 15000 zł brutto
Nakaz płatności za pośrednictwem banku obowiązuje także przy transakcji z przedsiębiorcą zagranicznym.
Limit, o którym piszemy nie dotyczy natomiast podmiotu, który nie jest w rozumieniu przepisów przedsiębiorcą – brak obowiązku wpisu w CEIDG albo KRS (czyli np. rolnik ryczałtowy, komornik, fundacja wpisana do rejestru stowarzyszeń)
Pamiętaj! Jednorazowa wartość transakcji to cała wartość należności lub zobowiązań związanych z odpłatną dostawą towaru lub odpłatnym świadczeniem usług, które zostały określone w umowie zawartej między przedsiębiorcami.
W przypadku określenia ceny w walucie obcej, wartość transakcji oblicza się na podstawie kursu walut NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
Przedsiębiorcy, którzy rozliczą jednorazowe transakcje powyżej 15 000 złotych w gotówce, a nie za pośrednictwem rachunku bankowego, nie mogą zaliczyć takiej płatności do kosztów uzyskania przychodów.
Przykłady, sytuacje życiowe.
Dla lepszego zrozumienia tematu i uniknięcia błędów prezentujemy poniżej kilkanaście przykładów przybliżających temat. W przypadku wątpliwości zawsze jednak warto skontaktować się z biurem rachunkowym przed dokonaniem transakcji.
Zawieszenie działalności gospodarczej.
Limit obowiązuje przedsiębiorcę, który ma zawieszoną działalność gospodarczą, ale transakcja ma z związek z tą działalnością. Czyli na przykład przy sprzedaży majątku firmy.
Zakupy pod przyszłą działalność gospodarczą
Osoba nabywająca towary lub usługi przed dniem zarejestrowania działalności, przy założeniu, że te towary albo usługi będą wykorzystywane do jej prowadzenia (wydatek przed zarejestrowaniem działalności jest uznawany za koszt uzyskania przychodu). Taka osoba formalnie nie jest przedsiębiorcą – nie stosuje się limitu obrotu gotówkowego. Znając jednak życie, proponujemy w tym przypadku płacić przelewem z rachunku prywatnego.
Zakupy na odległość, dostawa kurierem.
Płatność u kuriera za pobraniem. Jeżeli wartość transakcji (dostawy) między przedsiębiorcami przekracza limit ustawowy, płatność musi być dokonana u kuriera w formie bezgotówkowej, np. kartą płatniczą. Nie można zapłacić kurierowi w gotówce!
Mieszany sposób płatności.
Jeżeli wartość transakcji przekracza limit 15 000 zł, cała kwota musi być zapłacona w formie bezgotówkowej. Nie można podzielić płatności w taki sposób, że część zostanie zapłacona gotówką, a część w formie bezgotówkowej.
Wpłata gotówki na rachunek bankowy kontrahenta w placówce banku i przekaz pocztowy.
Jeżeli wartość transakcji przekracza limit 15 000 zł, to niezależnie od wysokości wpłaconej do banku kwoty, jest to niezgodne z przepisami. Wpłata gotówki na rachunek bankowy kontrahenta albo wykonanie przelewu pocztowego nie jest płatnością bezgotówkową. Jeśli chcemy zapłacić w banku, najpierw wpłacamy gotówkę na swoje konto, a dopiero potem możemy zlecić przelew!
Płatność kartą
Płatność kartą jest traktowana jako wykonana za pomocą rachunku bankowego.
Płatność na pośrednictwem operatorów typu PayPal
Płatność taka jest zleceniem płatniczym wg innych przepisów, ale wyczerpuje obowiązek zapłaty przelewem.
Zakupy za granicą
Przedsiębiorca kupujący np. samochód za granicą o wartości powyżej 15 000 zł niemieckiemu komisowi musi zapłacić przelewem. Osobie prywatnej może zapłacić gotówką.
Płatności ratalne
Wszystkie raty stanowią jedną transakcję, ponieważ są związane z jednym zakupem. Muszą być zatem dokonywane z uwzględnieniem limitu obrotu gotówkowego.
Przy dopłacaniu różnicy w fakturach rozliczanych kompensatą różnicę także należy zapłacić przelewem, jeśli wartość całej transakcji przekracza limit.
Zaliczki
Do zaliczek stosuje się limit transakcji gotówkowych. Wynika to z faktu, że w przypadku prawidłowego wykonania zobowiązania przez strony umowy (transakcji), wartość zaliczki jest zaliczana na poczet płatności.
Jeżeli w momencie dokonywania pierwszej płatności częściowej (raty/zaliczki) strona transakcji wiedziała, że całkowita wartość transakcji przekroczy limit – pierwsza płatność powinna być dokonana bezgotówkowo i wszystkie płatności związane z tą transakcją powinny być dokonane w taki sposób.
Podsumowując, jeżeli choć raz podczas płatności częściowej strona wiedziała, że limit zostanie przekroczony – ta, i każda następna płatność muszą być dokonane w formie bezgotówkowej.
Umowa na czas określony z ustalonym minimalnym cyklicznym wynagrodzeniem
W przypadku, gdy zawierając umowę, strony mogą określić jej wartość – mnożąc np. miesięczną kwotę do zapłaty przez liczbę miesięcy obowiązywania, suma płatności z całej umowy jest wartością transakcji.
Przykład
Umowa z biurem rachunkowym zawarta na okres roku, z ryczałtowym wynagrodzeniem w wysokości 2 000 złotych miesięcznie. Wartość transakcji to 2000 zł x 12 miesięcy = 24 000 zł. Mimo, że przez większą część wykonywania umowy suma płatności nie przekroczy limitu ustawowego, już pierwsza płatność powinna być dokonana bezgotówkowo ponieważ strony mogą (w chwili dokonywania pierwszej płatności) określić jej całkowitą wartość. Podobnie będzie przy najmie lokalu, maszyn itp.
Umowa na czas określony bez ustalonego minimalnego wynagrodzenia
Ponieważ strony nie mogą określić wartości transakcji z chwilą dokonywania pierwszych płatności, nie obowiązuje do nich limit. Z chwilą, gdy suma płatności (od początku obowiązywania umowy) przekroczy limit ustawowy – płatności muszą być dokonywane bezgotówkowo.
Umowa na czas nieokreślony z ustalonym wynagrodzeniem okresowym
Kwalifikacja płatności zależy od wysokości wynagrodzenia, okresu rozliczeniowego i okresu wypowiedzenia. Jeżeli dla umowy na czas nieokreślony suma wynagrodzeń pewnych (które będzie trzeba zapłacić zanim upłynie okres wypowiedzenia) przekroczy limit, od pierwszej płatności powinny być rozliczane bezgotówkowo
Przykład 1
Umowa najmu lokalu na czas nieokreślony, płatność miesięcznie 8 000 złotych, okres wypowiedzenia 3 miesiące. W takim przypadku, ponieważ nawet teoretycznie przyjmując, że umowę można wypowiedzieć w dniu zawarcia, strony mogą jednoznacznie określić, że do czasu jej zakończenia nastąpią trzy płatności po 8 000 zł każda, więc limit zostanie przekroczony. Od pierwszej płatności obowiązuje rozliczenie bezgotówkowe.
Przykład 2
Umowa na czas nieokreślony, płatność miesięcznie 2 000 złotych, okres wypowiedzenia – tydzień. W takim przypadku płatności do momentu przekroczenia limitu ustawowego mogą być dokonywane w gotówce – z dniem dokonania pierwszej płatności strony nie wiedzą, jak długo będzie trwała umowa i jaka będzie jej łączna wartość, ale wiedzą, że w przypadku najkrótszego możliwego terminu obowiązywania limit obrotu gotówkowego nie zostanie przekroczony.
Umowa o stałej współpracy (zakup w danym okresie towarów lub usług o znanej minimalnej wartości)
Strony co prawda nie mogą określić ostatecznej wartości całej transakcji, ale znają jej minimalną wartość w okresie rozliczeniowym (wyższą niż limit obrotu gotówkowego), bo np. określiły, że w ciągu pół roku należy zakupić towar o wartości ponad 15 000 zł, żeby otrzymać bonus. Niezależnie od tego, czy umowa jest zawarta na czas określony czy nieokreślony, przepisy o limicie stosuje się od pierwszej płatności za częściową dostawę.
Przykład
umowa na limit poniżej 15 000 zł, ale zakupy zrobiono na wyższą kwotę
Umowa o stałej współpracy – zobowiązanie do zakupów za kwotę co najmniej 14 000 zł w miesiącu. Przedsiębiorca wielokrotnie w ciągu miesiąca zamawia towar za kwotę nieprzekraczającą limitu. Ponieważ znana jest kwota minimalnego obrotu w danym okresie i nie przekracza ona limitu ustawowego, do momentu osiągnięcia limitu ustawowego w danym okresie strony mogą rozliczać się gotówką. Po przekroczeniu limitu każda następna płatność jest dokonywana bezgotówkowo
Artykuł jest skrótem poradnika ze strony:
Uwaga!
Każdą wpłatę powyżej 15000 dla faktury z VAT sprawdzić należy z Białą Listą. Sprawdzamy, czy podane na fakturze konto znajduje się w wykazie. Proponujemy sprawdzać rachunek wpisując numer konta bankowego, a nie NIP kontrahenta, co jest ważne w przypadku płatności do dużych firm z kontami technicznymi. Link do sprawdzenia Białej Listy znajduje się w zakładce:
Biuro rachunkowe nie weryfikuje poprawności Państwa przelewów.
Dlatego płaćmy wszystkie faktury powyżej 15 tys zł przelewem i te zawierające VAT dodatkowo poprzez mechanizm podzielonej płatności, a wszyscy będziemy spać spokojniej.
Wydruk potwierdzenia przelewu należy podpiąć pod fakturę opiewającą na kwotę ponad 15 000 zł i dostarczyć do biura. Tylko to będzie podstawą do ujęcia faktury w kosztach.
