Zarówno mali jak i duzi przedsiębiorcy często zakupują kawę, herbatę, cukier, mleko do użytku pracowników. Jednak mają wątpliwości, czy takie produkty można ująć w kosztach firmy. W dziale PORADY rozwiejemy te wątpliwości.
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Według ustawy kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Art. 23 nie wyłącza z kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup artykułów spożywczych na potrzeby pracowników. Jednak to do przedsiębiorcy należy obowiązek udowodnienia związku z osiąganymi przychodami.
Należy zwrócić uwagę, aby kosztów zakupu kawy, herbaty itp. przeznaczonych na rzecz pracowników lub kontrahentów przyjmowanych w siedzibie firmy, nie pomylić z kosztami reprezentacji. Jest to bardzo ważne z tego względu, iż koszty reprezentacji, zgodnie z art 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wyłączone są z kosztów uzyskania przychodów. Jednak zakup wody czy herbaty na rzecz pracowników, ze względu na brak charakteru okazałości i wystawności, jakimi cechują się koszty reprezentacji, opisanych wyżej wydatków nie powinno się do nich zaliczać.Często jednak nawet doświadczeni doradcy podatkowi mają problem z określeniem, jaki wydatek już stanowi reprezentację.
Wydatki na zakup wody, herbaty czy też kawy są najczęściej obowiązującym zwyczajem w firmie. W przypadku wydatków z tytułu zakupów na rzecz pracowników, służą one lepszej wydajności oraz zadowoleniu pracowników a więc są bezpośrednio związane z uzyskaniem przychodu.
Przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy określają, że do obowiązku pracodawcy należy zapewnienie wszystkim pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów w ciągu całej zmiany roboczej. Nie jest jednak sprecyzowane, jakiego rodzaju mają to być napoje. Można więc przyjąć, że wybór w tej kwestii należy do pracodawcy. Na tej podstawie uznaje się, że zapewnienie wszystkim pracowników wody i napojów jest obowiązkiem pracodawcy i wydatki z tym związane powinny stanowić koszty uzyskania przychodów.
A co z sytuacją, gdy wodę, kawę i drobny poczęstunek fundujemy klientom i kontrahentom? Wydatki takie stanowią zwyczajowy poczęstunek i prowadzą do lepszego postrzegania firmy przez klientów, a co za tym idzie do wzrostu zaufania i wzrostu przychodów. Dlatego też mogą być one wliczane w koszty działalności. Jednak zbyt wystawny poczęstunek albo wydatek, którego nie spotyka się zwyczajowo w innych firmach danej branży jest już uznawany za koszt reprezentacji, a więc nie może być ujęty w kosztach firmy.
