Zasady wystawiania faktur do paragonów

Zasady wystawiania faktur do paragonów

Pomimo, że zmiany w zasadach wystawiania faktur do paragonów miały miejsce już ponad pół roku temu większość osób nadal popełnia błędy narażając się na kary ze strony aparatu skarbowego.

Przypomnijmy, że fakturę można wystawić do paragonu bez żadnych problemów tylko dla osoby fizycznej (bez NIP). Zasadą jest tu jedynie to, że do własnej kopii faktury zawsze podpinamy wystawiony paragon i taki komplet oddajemy do biura rachunkowego. 

Nieco bardziej skomplikowanie jest w przypadku dokumentów dla firm. Kupujący musi tu już w momencie decyzji o zakupie poinformować, że będzie potrzebował faktury dla podmiotu gospodarczego. Nie możemy wtedy wystawić najpierw paragonu, a potem faktury! Wystawiamy od razu fakturę bez generowania paragonu. Jeśli wcześniej klient dostał już paragon (a nasza kasa nie może generować faktur z NIP-em nabywcy), to nie ma prawa żądać faktury. Jeśli ulegniemy i wystawimy taki dokument, podlegamy karze. 

Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy nasza kasa fiskalna pozwala na paragonie umieścić NIP kupującego. Wtedy paragon do kwoty 450 zł jest fakturą uproszczoną. Możemy do niego wystawić normalną fakturę, zatrzymując jednocześnie oryginalny paragon (z NIP) i dopinając go do kopii faktury oddawanej do biura.

Poniżej zamieszczamy grafiki pozwlające krok po kroku wykonać sprzedaż bez pomyłki. 

Logo Biura rachunkowego PODATKI.AZ

Kiedy fakturę należy zapłacić przelewem?

Płacimy przelewem

Przepisy o obowiązku regulowania płatności powyżej kwoty 15 tys. zł za pośrednictwem rachunków bankowych obowiązują już pewien czas. Od 1 stycznia 2020 niestosowanie tych obostrzeń skutkuje wyrzuceniem faktury z kosztów. Wiele osób ma jeszcze problemy, żeby dokładnie rozsądzić, czy muszą płacić przelewem. Dlatego też poniżej prezentujemy podstawowe zasady obowiązujące przy takich transakcjach.

Kogo obowiązuje obowiązek zapłaty przelewem?

Obowiązek wykonania transakcji za pomocą rachunku bankowego obowiązuje, gdy:

  • Transakcja przebiega pomiędzy przedsiębiorcami
  • Jednorazowa transakcja przekracza kwotę 15000 zł brutto

Nakaz płatności za pośrednictwem banku obowiązuje także przy transakcji z przedsiębiorcą zagranicznym.

Limit, o którym piszemy nie dotyczy natomiast podmiotu, który nie jest w rozumieniu przepisów przedsiębiorcą – brak obowiązku wpisu w CEIDG albo KRS (czyli np. rolnik ryczałtowy, komornik, fundacja wpisana do rejestru stowarzyszeń)

Pamiętaj! Jednorazowa wartość transakcji to cała wartość należności lub zobowiązań związanych z odpłatną dostawą towaru lub odpłatnym świadczeniem usług, które zostały określone w umowie zawartej między przedsiębiorcami.

W przypadku określenia ceny w walucie obcej, wartość transakcji oblicza się na podstawie kursu walut NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Przedsiębiorcy, którzy rozliczą jednorazowe transakcje powyżej 15 000 złotych w gotówce, a nie za pośrednictwem rachunku bankowego, nie mogą zaliczyć takiej płatności do kosztów uzyskania przychodów.

Przykłady, sytuacje życiowe.

Dla lepszego zrozumienia tematu i uniknięcia błędów prezentujemy poniżej kilkanaście przykładów przybliżających temat. W przypadku wątpliwości zawsze jednak warto skontaktować się z biurem rachunkowym przed dokonaniem transakcji.

Zawieszenie działalności gospodarczej.

Limit obowiązuje przedsiębiorcę, który ma zawieszoną działalność gospodarczą, ale transakcja ma z związek z tą działalnością. Czyli na przykład przy sprzedaży majątku firmy.

Zakupy pod przyszłą działalność gospodarczą

Osoba nabywająca towary lub usługi przed dniem zarejestrowania działalnościprzy założeniu, że te towary albo usługi będą wykorzystywane do jej prowadzenia (wydatek przed zarejestrowaniem działalności jest uznawany za koszt uzyskania przychodu). Taka osoba formalnie nie jest przedsiębiorcą – nie stosuje się limitu obrotu gotówkowego. Znając jednak życie, proponujemy w tym przypadku płacić przelewem z rachunku prywatnego.

Zakupy na odległość, dostawa kurierem.

Płatność u kuriera za pobraniem. Jeżeli wartość transakcji (dostawy) między przedsiębiorcami przekracza limit ustawowy, płatność musi być dokonana u kuriera w formie bezgotówkowej, np. kartą płatniczą. Nie można zapłacić kurierowi w gotówce!

Mieszany sposób płatności.

Jeżeli wartość transakcji przekracza limit 15 000 zł, cała kwota musi być zapłacona w formie bezgotówkowej. Nie można podzielić płatności w taki sposób, że część zostanie zapłacona gotówką, a część w formie bezgotówkowej.

Wpłata gotówki na rachunek bankowy kontrahenta w placówce banku i przekaz pocztowy.

Jeżeli wartość transakcji przekracza limit 15 000 zł, to niezależnie od wysokości wpłaconej do banku kwoty, jest to niezgodne z przepisami. Wpłata gotówki na rachunek bankowy kontrahenta albo wykonanie przelewu pocztowego nie jest płatnością bezgotówkową. Jeśli chcemy zapłacić w banku, najpierw wpłacamy gotówkę na swoje konto, a dopiero potem możemy zlecić przelew!

Płatność kartą

Płatność kartą jest traktowana jako wykonana za pomocą rachunku bankowego.

Płatność na pośrednictwem operatorów typu PayPal

Płatność taka jest zleceniem płatniczym wg innych przepisów, ale wyczerpuje obowiązek zapłaty przelewem.

Zakupy za granicą

Przedsiębiorca kupujący np. samochód za granicą o wartości powyżej 15 000 zł niemieckiemu komisowi musi zapłacić przelewem. Osobie prywatnej może zapłacić gotówką.

Płatności ratalne

Wszystkie raty stanowią jedną transakcję, ponieważ są związane z jednym zakupem. Muszą być zatem dokonywane z uwzględnieniem limitu obrotu gotówkowego.

Przy dopłacaniu różnicy w fakturach rozliczanych kompensatą różnicę także należy zapłacić przelewem, jeśli wartość całej transakcji przekracza limit.

Zaliczki

Do zaliczek stosuje się limit transakcji gotówkowych. Wynika to z faktu, że w przypadku prawidłowego wykonania zobowiązania przez strony umowy (transakcji), wartość zaliczki jest zaliczana na poczet płatności.

Jeżeli w momencie dokonywania pierwszej płatności częściowej (raty/zaliczki) strona transakcji wiedziała, że całkowita wartość transakcji przekroczy limit – pierwsza płatność powinna być dokonana bezgotówkowo i wszystkie płatności związane z tą transakcją powinny być dokonane w taki sposób.

Podsumowując, jeżeli choć raz podczas płatności częściowej strona wiedziała, że limit zostanie przekroczony – ta, i każda następna płatność muszą być dokonane w formie bezgotówkowej.

Umowa na czas określony z ustalonym minimalnym cyklicznym wynagrodzeniem

W przypadku, gdy zawierając umowę, strony mogą określić jej wartość – mnożąc np. miesięczną kwotę do zapłaty przez liczbę miesięcy obowiązywania, suma płatności z całej umowy jest wartością transakcji.

Przykład

Umowa z biurem rachunkowym zawarta na okres roku, z ryczałtowym wynagrodzeniem w wysokości 2 000 złotych miesięcznie. Wartość transakcji to 2000 zł x 12 miesięcy = 24 000 zł. Mimo, że przez większą część wykonywania umowy suma płatności nie przekroczy limitu ustawowego, już pierwsza płatność powinna być dokonana bezgotówkowo ponieważ strony mogą (w chwili dokonywania pierwszej płatności) określić jej całkowitą wartość. Podobnie będzie przy najmie lokalu, maszyn itp.

Umowa na czas określony bez ustalonego minimalnego wynagrodzenia

Ponieważ strony nie mogą określić wartości transakcji z chwilą dokonywania pierwszych płatności, nie obowiązuje do nich limit. Z chwilą, gdy suma płatności (od początku obowiązywania umowy) przekroczy limit ustawowy – płatności muszą być dokonywane bezgotówkowo.

Umowa na czas nieokreślony z ustalonym wynagrodzeniem okresowym

Kwalifikacja płatności zależy od wysokości wynagrodzenia, okresu rozliczeniowego i okresu wypowiedzenia. Jeżeli dla umowy na czas nieokreślony suma wynagrodzeń pewnych (które będzie trzeba zapłacić zanim upłynie okres wypowiedzenia) przekroczy limit, od pierwszej płatności powinny być rozliczane bezgotówkowo

Przykład 1

Umowa najmu lokalu na czas nieokreślony, płatność miesięcznie 8 000 złotych, okres wypowiedzenia 3 miesiące. W takim przypadku, ponieważ nawet teoretycznie przyjmując, że umowę można wypowiedzieć w dniu zawarcia, strony mogą jednoznacznie określić, że do czasu jej zakończenia nastąpią trzy płatności po 8 000 zł każda, więc limit zostanie przekroczony. Od pierwszej płatności obowiązuje rozliczenie bezgotówkowe.

Przykład 2

Umowa na czas nieokreślony, płatność miesięcznie 2 000 złotych, okres wypowiedzenia – tydzień. W takim przypadku płatności do momentu przekroczenia limitu ustawowego mogą być dokonywane w gotówce – z dniem dokonania pierwszej płatności strony nie wiedzą, jak długo będzie trwała umowa i jaka będzie jej łączna wartość, ale wiedzą, że w przypadku najkrótszego możliwego terminu obowiązywania limit obrotu gotówkowego nie zostanie przekroczony.

Umowa o stałej współpracy (zakup w danym okresie towarów lub usług o znanej minimalnej wartości)

Strony co prawda nie mogą określić ostatecznej wartości całej transakcji, ale znają jej minimalną wartość w okresie rozliczeniowym (wyższą niż limit obrotu gotówkowego), bo np. określiły, że w ciągu pół roku należy zakupić towar o wartości ponad 15 000 zł, żeby otrzymać bonus. Niezależnie od tego, czy umowa jest zawarta na czas określony czy nieokreślony, przepisy o limicie stosuje się od pierwszej płatności za częściową dostawę.

Przykład
umowa na limit poniżej 15 000 zł, ale zakupy zrobiono na wyższą kwotę

Umowa o stałej współpracy – zobowiązanie do zakupów za kwotę co najmniej 14 000 zł w miesiącu. Przedsiębiorca wielokrotnie w ciągu miesiąca zamawia towar za kwotę nieprzekraczającą limitu. Ponieważ znana jest kwota minimalnego obrotu w danym okresie i nie przekracza ona limitu ustawowego, do momentu osiągnięcia limitu ustawowego w danym okresie strony mogą rozliczać się gotówką. Po przekroczeniu limitu każda następna płatność jest dokonywana bezgotówkowo

Artykuł jest skrótem poradnika ze strony:

www.biznes.gov.pl

Uwaga!

Każdą wpłatę powyżej 15000 dla faktury z VAT sprawdzić należy z Białą Listą. Sprawdzamy, czy podane na fakturze konto znajduje się w wykazie. Proponujemy sprawdzać rachunek wpisując numer konta bankowego, a nie NIP kontrahenta, co jest ważne w przypadku płatności do dużych firm z kontami technicznymi. Link do sprawdzenia Białej Listy znajduje się w zakładce:

Aktualne Wskaźniki – kliknij> 

 

Biuro rachunkowe nie weryfikuje poprawności Państwa przelewów. 

Dlatego płaćmy wszystkie faktury powyżej 15 tys zł przelewem i te zawierające VAT dodatkowo poprzez mechanizm podzielonej płatności, a wszyscy będziemy spać spokojniej.

Wydruk potwierdzenia przelewu należy podpiąć pod fakturę opiewającą na kwotę ponad 15 000 zł i dostarczyć do biura. Tylko to będzie podstawą do ujęcia faktury w kosztach. 

Logo Biura rachunkowego PODATKI.AZ

Nowe zasady wystawiania faktur od 1 listopada 2019 – biała lista i split payment

Nowe zasady fakturowania

fot. katemangostar – pl.freepik.com

Od 1 listopada 2019 wchodzi w życie nowelizacja rozszerzająca obowiązek stosowania mechanizmu podzielonej płatności (tzw. split payment). Wiąże się to z dodatkowymi czynnościami przy fakturowaniu przez czynnego podatnika VAT.

Na wszystkich fakturach podlegających mechanizmowi split payment musi znaleźć się dopisek „mechanizm podzielonej płatności”. Takiej regulacji będą podlegały faktury w następujących przypadkach:

  • Towary obecnie objęte mechanizmem odwrotnego obciążenia oraz zakresem odpowiedzialności solidarnej nabywcy (załącznik nr 11, 13 i 14 Ustawy o VAT – do pobrania tutaj)
  • pasy bezpieczeństwa, poduszki powietrzne oraz części i akcesoria nadwozi 
  • części i akcesoria do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowane
  • części i akcesoria do motocykli i przyczep motocyklowych bocznych
  • węgiel kamienny
  • węgiel brunatny (lignit)

Szczegółowy wykaz towarów i usług, dla których wprowadza się obowiązkowy MPP, zawiera załącznik do ustawy zmieniającej (załącznik nr 15 do ustawy o VAT do pobrania tutaj).

Należy jednak podkreślić, że obligatoryjnym MPP będą objęte płatności dotyczące faktur dokumentujących transakcje dokonane pomiędzy podatnikami, których jednorazowa wartość, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15.000 zł lub równowartość tej kwoty.

Obowiązkową formę MPP będzie należało stosować co do zasady od 1 listopada 2019 r.

Podsumowanie - w uproszczeniu

✅ Obecnie biała lista (można ją sprawdzić tutaj) nie ma większego znaczenia, jeszcze nie muszą być tam widoczne rachunki bankowe. Dopiero do 01.01.2020 część podatników VAT będzie zobowiązana do posługiwania się rachunkiem firmowym (opis w pkt 1.1 oraz 1.3).

✅ 01.01.2020 to dzień, od którego znaczenie może mieć to czy nasz rachunek jest widoczny na białej liście. Do tego czasu nie mamy obowiązku używania konta firmowego, do tego czasu nasz rachunek nie musi być widoczny na białej liście.
Do 01.01.2020 brak rachunku bankowego na białej liście nie rodzi żadnych konsekwencji po stronie sprzedającego i kupującego.

🔵 Biała lista a zmiany w przepisach – czyli czy i kiedy biała lista ma znaczenie?

➡ 1.1. Obecnie “Biała lista” wyłącznie “istnieje”.
Co ona teraz nam daje? Dzięki niej możemy weryfikować od kiedy dokładnie podatnik jest zarejestrowany do VAT. Na chwilę obecną na tym kończą się jej “korzyści”. Nie mamy żadnych obowiązków z nią związanych.

➡ 1.2. Od 01.11.2019 projektowana jest zmiana ustawy, która mówi, że usługi/towary objęte obecnie mechanizmem odwrotnego obciążenia “zostaną przekształcone” w obowiązkową płatność “split payment”.
Obowiązkowy split payment dotyczył będzie sprzedaży tych towarów/usług przy transakcjach przekraczających 15.000,00 zł
Tu nadal biała lista nic nie wnosi.

➡1.3. Dopiero od 01.01.2020 Biała lista nabiera ważności.
od tego dnia płatności za FV dotyczące transakcji przekraczającej 15.000,00 zł powinny być wykonywane:

– “zwykła faktura” wystawiona przez VAT’owca – płatność wyłącznie przelewem + wyłącznie na rachunek widoczny w białej liście 

– faktura “mechanizm podzielonej płatności” – płatność wyłącznie poprzez split payment + wyłącznie na rachunek widoczny w białej liście

Jeśli jesteśmy więc podatnikami VAT i przyjmujemy płatności przekraczające 15.000,00 zł najpóźniej do końca roku powinniśmy założyć rachunek firmowy, wprowadzić go do CEIDG. Bez tego nasi klienci nie będą mogli zaksięgować naszej faktury jako kosztu firmowego, więc będą nam robić wyrzuty i wstrzymywać przelewy, albo zrobią przelew na rachunek nieujawniony i poinformują o tym urząd skarbowy.

Logo Biura rachunkowego PODATKI.AZ

Czy zakup wody, kawy i herbaty można zaliczyć do kosztów?

Zakup kawy możemy ująć w kosztach działalności

Zarówno mali jak i duzi przedsiębiorcy często zakupują kawę, herbatę, cukier, mleko do użytku pracowników. Jednak mają wątpliwości, czy takie produkty można ująć w kosztach firmy. W dziale PORADY rozwiejemy te wątpliwości.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Według ustawy kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Art. 23 nie wyłącza z kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup artykułów spożywczych na potrzeby pracowników. Jednak to do przedsiębiorcy należy obowiązek udowodnienia związku z osiąganymi przychodami.

Należy zwrócić uwagę, aby kosztów zakupu kawy, herbaty itp. przeznaczonych na rzecz pracowników lub kontrahentów przyjmowanych w siedzibie firmy, nie pomylić z kosztami reprezentacji. Jest to bardzo ważne z tego względu, iż koszty reprezentacji, zgodnie z art 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wyłączone są z kosztów uzyskania przychodów. Jednak zakup wody czy herbaty na rzecz pracowników, ze względu na brak charakteru okazałości i wystawności, jakimi cechują się koszty reprezentacji, opisanych wyżej wydatków nie powinno się do nich zaliczać.Często jednak nawet doświadczeni doradcy podatkowi mają problem z określeniem, jaki wydatek już stanowi reprezentację.

Wydatki na zakup wody, herbaty czy też kawy są najczęściej obowiązującym zwyczajem w firmie. W przypadku wydatków z tytułu zakupów na rzecz pracowników, służą one lepszej wydajności oraz zadowoleniu pracowników a więc są bezpośrednio związane z uzyskaniem przychodu.

Przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy określają, że do obowiązku pracodawcy należy zapewnienie wszystkim pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów w ciągu całej zmiany roboczej. Nie jest jednak sprecyzowane, jakiego rodzaju mają to być napoje. Można więc przyjąć, że wybór w tej kwestii należy do pracodawcy. Na tej podstawie uznaje się, że zapewnienie wszystkim pracowników wody i napojów jest obowiązkiem pracodawcy i wydatki z tym związane powinny stanowić koszty uzyskania przychodów.

A co z sytuacją, gdy wodę, kawę i drobny poczęstunek fundujemy klientom i kontrahentom? Wydatki takie stanowią zwyczajowy poczęstunek i prowadzą do lepszego postrzegania firmy przez klientów, a co za tym idzie do wzrostu zaufania i wzrostu przychodów. Dlatego też mogą być one wliczane w koszty działalności. Jednak zbyt wystawny poczęstunek albo wydatek, którego nie spotyka się zwyczajowo w innych firmach danej branży jest już uznawany za koszt reprezentacji, a więc nie może być ujęty w kosztach firmy.

Logo Biura rachunkowego PODATKI.AZ

Oklejanie samochodu firmowego a VAT

Reklamujemy firmę na aucie służbowym

Po zakupie nowego samochodu do firmy z reguły chcemy go wykorzystać jako nośnik reklamowy. Więc naklejamy na niego logo, reklamę, dane kontaktowe firmy. Czy możemy od tej usługi odliczyć VAT?

Podatnicy VAT w prowadzonej działalności gospodarczej wykorzystują samochody. Od nabycia samochodu i wydatków na eksploatację – co do zasady – odliczany jest podatek VAT. Od wydatków na eksploatację odliczać możemy odpowiednio

– 100% VAT przy pojeździe wykorzystywanym wyłącznie do działalności gospodarczej

– 50% VAT przy pojeździe wykorzystywanym do celów firmowych i prywatnych.

Oklejamy samochód i co dalej?

Oklejony w całości logo firmy samochód nie spełnia oczywiście warunków odliczenia 100% podatku VAT od wydatków eksploatacyjnych. Nawet w całości oklejone auto używane w celach firmowych i prywatnych nadal jest autem używanym w celach mieszanych. Odliczamy więc nadal 50% VAT od paliwa i wydatków eksploatacyjnych (części, naprawy, raty leasingowe).

Jednak od samej usługi oklejenia samochodu można odliczyć podatek VAT w całości. Potwierdzają to organy administracji podatkowej. Nabyta usługa stanowi ogólny koszt prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej. Oklejenie samochodów naklejkami z logo firmy i jej danymi teleadresowymi umożliwia Spółce łatwe prezentowanie informacji o firmie, może również stanowić formę reklamy. Oklejenie samochodów naklejkami zawierającymi logo i dane firmy nie ma żadnego wpływu na eksploatację i używanie tych pojazdów. Nie jest to czynność związana z eksploatacją samochodu. Jest to czynność związana z reklamą i promocją firmy, a takie czynności dają prawo do 100% odliczenia podatku VAT

Logo Biura rachunkowego PODATKI.AZ

Obowiązkowy split payment od września 2019?

Co to jest split payment?

Split payment, czyli o czym mówimy?

Split payment, czyli mechanizm podzielonej płatności, został po raz pierwszy wprowadzony w 2018 roku. System ma służyć większej kontroli nad przepływem podatku VAT i skierowaniu go bezpośrednio do urzędów skarbowych. 

Zasada podzielonej płatności obowiązuje tylko w rozliczeniach między firmami. Polega ona na tym, że płatność za fakturę zawierającą podatek VAT dokonuje się na dwa rachunki bankowe:

Środki zgromadzone na rachunku VAT mogą być wykorzystane wyłącznie do zapłaty podatku VAT, oraz do przelewu kwota VAT kolejnemu kontrahentowi.  Przewidziano także procedurę zwrotu tych środków na normalne konto podatnika, jednak wiąże się to z procedurą kontrolną ze strony służb skarbowych (czyli potocznie kontrola z US). Na wydanie decyzji o zwrocie naczelnik urzędu skarbowego ma 60 dni.

Co się zmieni w płatnościach VAT?

Według najnowszego projektu mechanizm podzielonej płatności będzie obowiązywał we wszystkich rozliczeniach powyżej 15 tys. złotych.  Drugim koniecznym warunkiem będzie obowiązkowe zamieszczenie na takiej fakturze zapisu „mechanizm podzielonej płatności”. Brak takiego oznaczenia będzie skutkował sankcją wysokości 100% kwoty podatku oznaczonej na fakturze! Dla odbiorcy taki zapis będzie oznaczał, że faktura obowiązkowo musi być uregulowana za pomocą split payment.

W dalszej perspektywie obowiązek zapłaty faktury będzie musiał być dokonany na konto bankowe z oficjalnego wykazu rachunków bankowych firm dostępnych na portalu Ministerstwa. Każdy podatnik będzie miał obowiązek podania numeru konta do takiego rejestru. Zapłata na inny rachunek bankowy będzie skutkowała brakiem możliwości odliczenia podatku VAT dla nabywcy. Ewentualne błędy będzie można skorygować informując służby skarbowe w ciągu 3 dni od przelewu o płatności na rachunek spoza rejestru. Takie obostrzenia spowodują praktycznie obowiązek posiadania konta firmowego przez każdego przedsiębiorcę, gdyż opłacanie faktur z rachunku prywatnego nie daje możliwości podziału kwoty na wartość netto i podatek VAT. Podatnik będzie musiał z dużo większą uwagą dokonywać przelewów, gdyż nawet najbardziej rzetelne biuro rachunkowe nie będzie w stanie kontrolować wszystkich przelewów klienta. 

Wprowadzenie obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności spowoduje likwidację faktur tzw. odwrotnego obciążenia stosowanego w budowlance, handlu stalą, handlu elektroniką.

Jednocześnie przewiduje się, że środki zgromadzone na rachunku VAT będą mogły być wykorzystane do zapłaty podatku dochodowego PIT i CIT oraz składek ZUS.

Jak nie narazić się na karę?

Podsumowując powyższy tekst możemy wymienić kilka obowiązków podatnika:

  • na każdej fakturze o wartości powyżej 15 tys. zł musi znajdować się zapis „mechanizm podzielonej płatności
  • przelew należności za taką fakturę musi być dokonany w formie split payment
  • zapłata faktury musi być dokonana na konto z oficjalnego wykazu
Logo Biura rachunkowego PODATKI.AZ

Czy muszę być płatnikiem VAT?

Czy muszę być płatnikiem VAT?

Kiedy muszę być vatowcem?

Zakładając firmę niezależnie od formy opodatkowania musimy zdecydować, czy chcemy być podatnikiem VAT. Z jednej strony jest to dodatkowy obowiązek, ale bardzo często się opłaca. Najlepiej więc zapytać o to swojego księgowego 

Wszyscy przedsiębiorcy o przychodach powyżej 200 tys. zł muszą być podatnikami VAT. W przypadku rozpoczynania działalności w trakcie roku limit ten należy liczyć proporcjonalnie. Czyli rejestrując firmę od 1 lipca limit musimy podzielić przez 12 i pomnożyć przez liczbę miesięcy pozostałych do końca roku (w tym przykładzie przez 6). Należy pamiętać, żeby formalności dokonać przed momentem, gdy przekroczymy ustawowy próg. 

 

Istnieją jednak czynności, które z mocy ustawy zwolnione są z podatku VAT. Są to np. usługi edukacyjne, usługi medyczne, usługi ubezpieczeniowe. Ustawa określiła też pewne obszary, które bez względu na limit przychodów objęte są podatkiem VAT. Są to np. usługi doradcze, sprzedaż metali, sprzedaż towarów opodatkowana podatkiem akcyzowym (czyli alkohol), sprzedaż nowych środków transportu. W tym wypadku już w momencie zarejestrowania firmy w CEiDG zostaniemy przez Urząd Skarbowy zobligowani do złożenia deklaracji rejestracyjnej VAT-R. Także, jeśli będziemy działać na rynku unijnym, a więc dokonywać sprzedaży do UE lub robić zakupy w krajach UE musimy stać się podatnikiem VAT-UE. Druki są dosyć skomplikowane, więc najlepiej żeby zrobiło to za nas nasze biuro rachunkowe

Kiedy opłaca się być płatnikiem VAT?

Podatnikiem VAT można też stać się dobrowolnie nie osiągając limitu 200 tys. zł. Składamy wtedy deklarację VAT-R. To często się opłaca, bo prowadząc firmę płacimy VAT, ale jednocześnie możemy go odzyskiwać. Przedsiębiorca jest bowiem tylko pośrednikiem w przekazywaniu podatku, który płaci odbiorca końcowy. Szczególnie opłacalne jest zgłoszenie się do VAT-u w momencie, gdy planujemy w firmie większą inwestycję. W takim wypadku dokonujemy znacznych zakupów i możemy zwrócić się do Urzędu Skarbowego z wnioskiem o zwrot różnicy między podatkiem należnym a naliczonym.

Bardzo często zdarza się, że firmy nie chcą współpracować z kontrahentami, którzy nie są podatnikami VAT.

Obowiązki podatnika VAT

Pierwszym obowiązkiem jest złożenie przez podatnika deklaracji rejestracyjnej VAT-R. W procesie rejestracji należy wykazać się dokumentem potwierdzającym prawo do lokalu, w którym wykonywać będziemy działalność gospodarczą (umowa najmu, umowa użyczenia, akt notarialny, potwierdzenie nabycia spadku). Urzędnicy sprawdzą, czy firma rzeczywiście działa pod podanym adresem, a wnioski z kontroli wprowadzą do systemu. Może to potrwać nawet 3 miesiące. 

Następnie w każdym miesiącu, do 25-go dnia każdego miesiąca należy składać deklaracje rozliczeniowe VAT i w tym samym terminie wpłacić podatek na odpowiednie konto bankowe . Jednocześnie w tym samym terminie należy wysyłać do US jednolity plik kontrolny transakcji VAT ( tzw. JPK VAT). Faktury wystawiane przez przedsiębiorcę muszą zawierać kwotę podatku VAT. Twoje biuro rachunkowe musi też wiedzieć, czy od danego zakupu możesz sobie VAT odliczyć.  Należy wziąć też pod uwagę, że jeżeli przez 3 okresy rozliczeniowe nie wykażemy sprzedaży opodatkowanej VAT naczelnik urzędu skarbowego na mocy przepisów bez uprzedzenia może wykreślić podatnika z rejestru. Więc gdy przewidujemy taką sytuację dobrze jest poinformować o tym właściwy urząd skarbowy.

Logo Biura rachunkowego PODATKI.AZ

Zakup samochodu za granicą a podatek VAT

Jak ująć w kosztach zakup samochodu?

W dzisiejszych czasach samochód jest niezbędnym wyposażeniem każdej firmy. W przypadku zakupu samochodu zarejestrowanego w Polsce nie ma większych problemów z rozliczeniem podatkowym transakcji.  Wielu właścicieli firm ma jednak problem kupując auto za granicą. 

Rozliczenie zakupu zależy od następujących czynników: 

– od kraju, z którego przywieziono samochód

– od tego czy samochód jest nowy, czy używany 

– od tego czy sprzedawca jest podatnikiem VAT, czy osobą prywatną

– od rodzaju dokumentu sprzedaży (faktura VAT, faktura VAT marża, umowa sprzedaży)

Księgowy schemat zakupu samochodu za granicą

Czy muszę zapłacić vat od zakupu samochodu

żródło: poradnikprzedsiebiorcy.pl, Ewa Szpytko-Waszczyszyn

Zakup samochodu na terytorium Unii Europejskiej a VAT

Rozliczenia zakupu samochodu z Unii Europejskiej dzielą się na:

  • zasady ogólne – zwykły zakup bez obowiązku rozliczania VAT,
  • wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) – obowiązek naliczenia VAT spoczywa na nabywcy

Po sprowadzeniu pojazdu na terytorium Polski podatnik powinien złożyć w urzędzie celnym uproszczoną deklarację AKC-U/S nie później niż w ciągu 14 dni i nie później niż w dniu rejestracji samochodu w krajowym urzędzie komunikacji.

W przypadku zakupu samochodu za granicą (w UE), którego nie można zakwalifikować jako transakcja WNT kupujący nie ma obowiązku odprowadzania podatku VAT z tytułu takiego zakupu. 

 

WNT nie występuje w następujących przypadkach: 

  • zakup używanego samochodu na fakturę VAT marża – jeżeli sprzedawca spełnia przepisy dla zastosowania takiej procedurze powołując się na nią w treści faktury.
  • zakup od zagranicznego kontrahenta pojazdu, który znajdował się już w Polsce – brak przemieszczenia, 
  • zakup od zagranicznego kontrahenta pojazdu, który znajdował się już w Polsce – brak przemieszczenia, 

Samochód uznawany jest jako nowy, gdy spełnia jeden z warunków:

  • jego przebieg jest mniejszy niż 6 tys. km
  • od daty pierwszej rejestracji nie minęło więcej niż 6 miesięcy

W przypadku zakupu samochodu jako WNT nabywca ma obowiązek rozliczyć podatek zgodnie z Ustawą o VAT. Podatnik musi więc:

  •  zarejestrować się do VAT-UE na druku VAT-R
  • opodatkować zakup, uiszczając na konto urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia zakupu podatek VAT należny od dokonanej transakcji
  • złożyć informację na druku VAT-23 o dokonaniu zakupu samochodu w ramach WNT załączając kopię faktury potwierdzającej nabycie środka transportu oraz dowód odprowadzenia podatku
  • wykazać transakcję i odprowadzony podatek na deklaracji VAT-7 (lub VAT-7K) składanej w urzędzie do 25 dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym, w którym dokonano zakupu;
  • złożyć informację VAT-UE w wersji elektronicznej do 25 dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym, w którym dokonano zakupu (a w przypadku wersji papierowej do 15 dnia miesiąca następującego po danym okresie rozliczeniowym).

WNT występuje w przypadku gdy kupujący zarejestrował się do VAT-UE lub jest zobowiązany do rejestracji oraz występuje jeden z poniższych przypadków:

  • zakup samochodu używanego nastąpił od czynnego podatnika VAT (aktywny numer w systemie VIES (link do systemu VIES) – nie dotyczy faktury VAT marża
  • zakup samochodu w UE ze statusem “nowy” (nawet od osoby “prywatnej”)
  • zakup samochodu spoza kraju UE, ale odprawa celna nastąpiła w kraju UE innym niż Polska

Jak widzimy w powyższym tekście wykaz czynności jest spory i trzeba tu już się wykazać odpowiednią wiedzą. Dobrze jest więc przed transakcją skonsultować się ze swoim biurem rachunkowym.

Zakup samochodu poza Unią Europejską a VAT

W przypadku zakupu samochodu spoza UE nabywca musi przejść pełną procedurę podatkową, czyli naliczyć cło, akcyzę i VAT

Logo Biura rachunkowego PODATKI.AZ

Obowiązek stosowania kas online wszedł w życie

Kasa fiskalna w firmie

Kto musi stosować kasy online?

1 maja 2019 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o VAT i ustawy – Prawo o miarach. Wprowadza ona do systemu prawnego kasy online. Są to kasy umożliwiające bieżące przesyłanie danych o sprzedaży do centralnego systemu teleinformatycznego prowadzonego przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Mają one zastąpić obecnie funkcjonujące kasy z papierowym zapisem kopii i kasy z elektronicznym zapisem kopii.

Poniżej prezentujemy w skrócie poszczególne grupy przedsiębiorców, którzy muszą wymienić urządzenia na nowe:

> 1 stycznia 2020 – mechanicy samochodowi, serwisy wymiany opon, sprzedawcy paliw płynnych i gazu di silników spalinowych

> 1 lipca 2020 – placówki gastronomiczne, usługi zakwaterowania, sprzedaż węgla, brykietu, koksu

> 1 stycznia 2021 – usługi fryzjerskie, kosmetyczne, budowlane, lekarze, dentyści, prawnicy, usługi wstępu na obiekty służące poprawie kondycji fizycznej.

Logo Biura rachunkowego PODATKI.AZ

Forma regulowania płatności a zaliczenie faktury do kosztów podatkowych.

Płatność za usługi

Zapłata faktury gotówką a księgowanie w koszty

 

Transakcje pomiędzy firmami o wartości ponad 15 tys. zł muszą być regulowane za pomocą rachunków bankowych, aby mogły być zaliczone do kosztów podatkowych. W ustawie mowa jest wprost o rachunkach płatniczych. Inne formy płatności administracja skarbowa także akceptuje, ale nie wszystkie.

Organy podatkowe nie kwestionują w kosztach faktur dotyczących transakcji, których wartość przekracza 15.000 zł, uregulowanych na zasadzie kompensaty wzajemnych należności i zobowiązań. Podobnie jest z zapłatą kartą płatniczą, DotPay, PayU itp. 

Niestety fiskus sceptycznie odnosi się do zapłaty za transakcję za pobraniem. Jeżeli nabywca przekaże firmie transportowej zapłatę w gotówce, a następnie przeleje pobrane pieniądze na rachunek bankowy sprzedawcy, należy uznać, że płatność nie została dokonana za pomocą rachunku bankowego. W efekcie nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu faktur, których wartość przekracza 15 000 zł. Jedyne wyjście z tej sytuacji, to zapłacenie kurierowi kartą płatniczą.

Organy podatkowe negatywnie odnoszą się do realizowania płatności za pomocą bezpośredniej wypłaty z rachunku bankowego nabywcy. Fiskus podkreśla, że konieczne jest, aby cała transakcja, czyli zarówno wpłata jak i wypłata, odbyła się za pośrednictwem rachunku bankowego.

Zwracam uwagę, że często limit wpłat powyżej kwoty 15 000 zł lekceważony jest przy zapłatach cyklicznych wynikających z jednej umowy. Dobrym przykładem jest opłacenie czynszu umowy najmu. Czynsz z umowy najmu na czas nieokreślony gdy opłata miesięczna wynosi poniżej omawianego limitu, może być opłacany gotówką. Ale czynsz z umowy najmu na czas określony z chwilą przekroczenia kwoty 15 000 zł nie może być zaliczony w koszty, gdyż w tym przypadku sumując wszystkie raty czynszu do końca umowy możemy z góry przewidzieć kwotę zobowiązania. 

Podobnie rzecz ma się do umów np. o usługi transportowe, internetowe czy budowlane podzielone na raty. Jeśli suma poszczególnych rat z danego kontraktu przekroczy ustawowy limit, to musimy płatności regulować przelewem. Na przykład przy rocznej umowie na usługi księgowe na kwotę miesięczną, powiedzmy 2000 zł, płatności powinny być dokonywane przelewem, gdyż wartość umowy będzie wynosiła 24 000 zł.

Pozytywnym jest, że osoba nabywająca towary lub usługi przed dniem zarejestrowania działalności, przy założeniu, że te towary albo usługi będą wykorzystywane do jej prowadzenia (wydatek przed zarejestrowaniem działalności jest uznawany za koszt uzyskania przychodu). Taka osoba formalnie nie jest przedsiębiorcą – nie stosuje się limitu obrotu gotówkowego. A więc kupno np. samochodu na potrzeby przyszłej działalności gospodarczej można zrealizować gotówkowo.

Wpłata gotówki na rachunek bankowy kontrahenta i przekaz pocztowy. Jeżeli wartość transakcji przekracza limit 15 000 zł, to niezależnie od wysokości wpłaconej do banku kwoty, jest to niezgodne z przepisami. Wpłata gotówki na rachunek bankowy kontrahenta albo wykonanie przelewu pocztowego nie jest płatnością bezgotówkową.

Na stronie  ministerstwa przedsiębiorczości (kliknij tu) znajdziemy obszerne omówienie tematu z przytoczonymi przykładami.

 

Logo Biura rachunkowego PODATKI.AZ

Naprawa samochodu po wypadku – czy jest kosztem firmy?

Jak rozliczyć naprawę powypadkową samochodu?

Miałeś pecha i uczestniczyłeś w wypadku drogowym. Twój samochód został uszkodzony. Czeka Ciebie więc spory wydatek.

Nie zawsze można go zaliczyć do kosztów podatkowych firmy. Wszystko zależy tutaj od tego, czy pojazd taki był objęty ubezpieczeniem dobrowolnym AC.

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym.

W związku z tym podatnik, którego auto uczestniczyło w wypadku drogowym, a nie było ono objęte ubezpieczeniem dobrowolnym, kosztów remontu mającego na celu doprowadzenie samochodu do stanu sprzed wypadku w podatku dochodowym nie rozliczy. Nie ma tutaj znaczenia to, czy wypadkowi uległ samochód osobowy czy też auto ciężarowe.

A jak postąpić z odszkodowaniem otrzymanym z polisy sprawcy takiego wypadku na pokrycie kosztów remontu samochodu firmowego, który nie był objęty ubezpieczeniem dobrowolnym? Czy traktować go jako dodatkowy przychód? Do przychodów także takiego odszkodowania nie musimy zaliczać, gdyż nie zalicza się zwróconych innych wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów.

Niestety podatek od takiego odszkodowania zapłacą podatnicy korzystający z opodatkowania ryczałtem ewidencjonowanym. W przypadku działalności opodatkowanej ryczałtem ewidencjonowanym, odszkodowanie to objęte jest 8,5% stawką podatku. Powyższe ma zastosowanie także w przypadku odszkodowań tyczących się samochodów objętych jedynie ubezpieczeniem obowiązkowym.

Logo Biura rachunkowego PODATKI.AZ