Zgodnie nowelizacją kodeksu pracy z 4 marca 2019 roku zmieniły się kategorie danych osobowych jakich pracodawca może żądać od kandydata do pracy i od pracownika.
Dane kandydata do pracy
W procesie rekrutacji pracownika mamy praktycznie do czynienia z dwoma dokumentami:
- popularne CV (dawniej życiorys)
- kwestionariusz kandydata na pracownika
W obu tych dokumentach zatrudniający może żądać wyłącznie następujących danych:
- imiona i nazwisko
- data urodzenia
- dane kontaktowe wskazane przez kandydata
- wykształcenie
- kwalifikacje zawodowe
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia
Jak więc widzimy w tym wykazie nie ma już takich danych jak miejsce zamieszkania oraz imiona rodziców.
Nadmieniam, że przedsiębiorca nie powinien np. do biura rachunkowego dostarczać CV kandydata. Dla potrzeb akt osobowych należy udostępnić wyłącznie kwestionariusz osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Dokument taki niezbędny jest chociażby do wypełnienia skierowania na badania lekarskie. Link do pobrania aktualnego kwestionariusza dostępny jest tutaj.
Dane pracownika
Zgodnie z nowym brzmieniem Kodeksu Pracy pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowych danych:
- adres zamieszkania
- numer PESEL, a w przypadku jego braku numer dokumentu tożsamości
- inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (czyli np. dane członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego)
Jak więc widać nie ma w tym wykazie imion rodziców. Jak więc się to ma do faktu, że pracownicy Urzędu Pracy żądają aby na świadectwie pracy były pracodawca podawał te imiona?
Dane wrażliwe w stosunku pracy
Według przepisów RODO pracodawca nie może żądać od podwładnego danych takich jak: pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby.
Pracodawca stosujący np. czytnik linii papilarnych do kontroli czasu pracy będzie mógł to robić wyłącznie za zgodą pracownika. Przetwarzanie takich danych jest możliwe także w celu ochrony dostępu do szczególnie ważnych informacji, których może narazić firmę na szkodę lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony. Do przetwarzania danych wrażliwych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie pracodawcy. Takie osoby są zobowiązane do zachowania tajemnicy, a ich krąg musi być wyraźnie zawężony. Więc nie będzie wskazane, żeby takie uprawnienia miała np. księgowa, ale raczej tylko pracownik kadr wydający np. karty wstępu.
Monitoring w miejscu pracy
Zgodnie z nowym brzmieniem Kodeksu Pracu monitoringu nie należy stosować w pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni. Jednakże instalacja monitoringu wizyjnego będzie możliwa, jeżeli nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.
Należy nadmienić, że już poprzednie regulacje nakładały na przedsiębiorcę obowiązek poinformowania pracowników o zainstalowaniu monitoringu i wskazania miejsc jego instalacji.
Mając na względzie częste pytania naszych klientów poniżej kilka opinii na temat co zrobić, aby czuć się bezpiecznie wobec prawa:
- umieszczenie zdjęcia pracownika na stronie internetowej firmy wyłącznie za zgodą pracownika;
- identyfikator na odzieży lub na biurku z imieniem i nazwiskiem pracownika nie wymaga jego zgody;
- umieszczenie imienia i nazwiska pracownika na stronie internetowej firmy ze służbowymi kontaktami nie wymaga jego zgody;
- imię nazwisko z danymi kontaktowymi służbowymi pracownika w stopce maila nie wymaga jego zgody;
- nie podajemy klientom prywatnych danych kontaktowych pracownika, np. numeru telefonu (w takim przypadku nie mamy nad tymi danymi kontroli po ustaniu zatrudnienia)
- nie podajemy prywatnego numeru telefonu i adresu mailowego pracownika na stronie internetowej i w stopce maila.
- po ustaniu zatrudnienia dane pracownika należy niezwłocznie usunąć ze strony internetowej firmy;
- po ustaniu zatrudnienia pracownika specjalnie utworzone adresy mailowe pracownika zawierające elementy imienia i nazwiska, pseudonim należy bezwzględnie usunąć z serwera;
- instalując monitoring w firmie poinformujmy o tym pracownika pisemnie (najlepiej z pisemnym potwierdzeniem, że pracownik się z informacją zapoznał)
- jeśli w samochodzie firmowym montujesz monitoring GPS poinformuj o tym pracownika, analogicznie jak w punkcie powyżej;
- jeśli w Twoim biurze, a tym bardziej punkcie sprzedaży zainstalowałeś monitoring, przy wejściu umieść informację, że pomieszczenie jest monitorowane i jak długo zapis jest przechowywany;
- podając pracownikowi do podpisu listę płac nie pokazuj mu wynagrodzenia innych pracowników
O druki informacji o monitoringu zawsze możesz poprosić w PODATKI.AZ
Zmiany w badaniach lekarskich
Osoby przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, nie podlegają wstępnym badaniom lekarskim. Warunkiem jest jednak to, aby posiadały one aktualne orzeczenie lekarskie, stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie.
W myśl zmian przewidzianych w art. 229 Kodeksu pracy pracodawca przyjmując do pracy nowego pracownika będzie mógł zażądać od takiej osoby aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku wraz ze skierowaniem na badania będące podstawą wydania tego orzeczenia.
Doprecyzowano także, że w aktach osobowych należy przechowywać orzeczenie lekarskie wraz ze skierowaniem na podstawie którego badanie zostało wykonane. Nie bądźcie więc zdziwieni, że w biurze rachunkowym prosimy o dostarczenie nam nie tylko orzeczenia, ale i skierowania, które wpinamy w akta osobowe.
