Forma regulowania płatności a zaliczenie faktury do kosztów podatkowych.

Zapłata faktury gotówką a księgowanie w koszty

 

Transakcje pomiędzy firmami o wartości ponad 15 tys. zł muszą być regulowane za pomocą rachunków bankowych, aby mogły być zaliczone do kosztów podatkowych. W ustawie mowa jest wprost o rachunkach płatniczych. Inne formy płatności administracja skarbowa także akceptuje, ale nie wszystkie.

Organy podatkowe nie kwestionują w kosztach faktur dotyczących transakcji, których wartość przekracza 15.000 zł, uregulowanych na zasadzie kompensaty wzajemnych należności i zobowiązań. Podobnie jest z zapłatą kartą płatniczą, DotPay, PayU itp. 

Niestety fiskus sceptycznie odnosi się do zapłaty za transakcję za pobraniem. Jeżeli nabywca przekaże firmie transportowej zapłatę w gotówce, a następnie przeleje pobrane pieniądze na rachunek bankowy sprzedawcy, należy uznać, że płatność nie została dokonana za pomocą rachunku bankowego. W efekcie nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu faktur, których wartość przekracza 15 000 zł. Jedyne wyjście z tej sytuacji, to zapłacenie kurierowi kartą płatniczą.

Organy podatkowe negatywnie odnoszą się do realizowania płatności za pomocą bezpośredniej wypłaty z rachunku bankowego nabywcy. Fiskus podkreśla, że konieczne jest, aby cała transakcja, czyli zarówno wpłata jak i wypłata, odbyła się za pośrednictwem rachunku bankowego.

Zwracam uwagę, że często limit wpłat powyżej kwoty 15 000 zł lekceważony jest przy zapłatach cyklicznych wynikających z jednej umowy. Dobrym przykładem jest opłacenie czynszu umowy najmu. Czynsz z umowy najmu na czas nieokreślony gdy opłata miesięczna wynosi poniżej omawianego limitu, może być opłacany gotówką. Ale czynsz z umowy najmu na czas określony z chwilą przekroczenia kwoty 15 000 zł nie może być zaliczony w koszty, gdyż w tym przypadku sumując wszystkie raty czynszu do końca umowy możemy z góry przewidzieć kwotę zobowiązania. 

Podobnie rzecz ma się do umów np. o usługi transportowe, internetowe czy budowlane podzielone na raty. Jeśli suma poszczególnych rat z danego kontraktu przekroczy ustawowy limit, to musimy płatności regulować przelewem. Na przykład przy rocznej umowie na usługi księgowe na kwotę miesięczną, powiedzmy 2000 zł, płatności powinny być dokonywane przelewem, gdyż wartość umowy będzie wynosiła 24 000 zł.

Pozytywnym jest, że osoba nabywająca towary lub usługi przed dniem zarejestrowania działalności, przy założeniu, że te towary albo usługi będą wykorzystywane do jej prowadzenia (wydatek przed zarejestrowaniem działalności jest uznawany za koszt uzyskania przychodu). Taka osoba formalnie nie jest przedsiębiorcą – nie stosuje się limitu obrotu gotówkowego. A więc kupno np. samochodu na potrzeby przyszłej działalności gospodarczej można zrealizować gotówkowo.

Wpłata gotówki na rachunek bankowy kontrahenta i przekaz pocztowy. Jeżeli wartość transakcji przekracza limit 15 000 zł, to niezależnie od wysokości wpłaconej do banku kwoty, jest to niezgodne z przepisami. Wpłata gotówki na rachunek bankowy kontrahenta albo wykonanie przelewu pocztowego nie jest płatnością bezgotówkową.

Na stronie  ministerstwa przedsiębiorczości (kliknij tu) znajdziemy obszerne omówienie tematu z przytoczonymi przykładami.